新世代雲端工具,翻轉你的工作 - 話盒子 | Unbiggie 小人物
2017-08-28

新世代雲端工具,讓你不在辦公室也能辦公事

為什麼SHAFE talk Pro 話盒子推薦這篇文章?
科技的進步,讓工作不再限制於辦公室,在各種雲端協作平台的幫襯之下,就算你不在辦公室也能辦公事,隨時隨地同步溝通或是與客戶洽談,慢慢改變的工作環境,讓我們更有工作效率。

回望過去10年,全球化打破了時間和地域的疆界,加上網路應用日益成熟,企業內部的工作流程早已不再遵循著「日出而作,日落而息」的規則流轉。舉例來說,當你終於完成一份簡報資料準備入眠時,下一秒與你相隔好幾個時區的主管立刻就能著手審核,更別說你那剛起床洗漱的客戶,正邊吃著早餐邊回覆你的郵件。如今,無論在企業對內和對外的溝通上,「遠距辦公」的工作型態,早已全面普及至各個產業。

行動辦公軟體解決方案供應商Citrix Systems曾經進行一項數據調查,該份報告指出,到了2020年時,約有29%的人會透過遠距離工作的方式來辦公,目前也有24%的企業已經採用這種新的工作方式──也就是減少辦公室內常駐員工的人數,並且將許多IT服務、系統、程式雲端化,使其不再限於傳統辦公室內使用。現在也有更多的企業組織正在重新設計辦公環境,讓辦公室不再只是生硬的工作空間。

新世代雲端工具,翻轉你的工作
辦公室「破牆而立」

雖然「遠距辦公」一詞行之有年,然而它的概念至今仍在不斷延伸。如今它指涉的不單單只是一種工作型式,更可能是一種企業文化。遠距辦公風潮會逐漸茁壯的關鍵因素,在於「行動化」與「社群化」現象。如今人手一支智慧型手機,再加上一台筆記型電腦及平板,在在讓每個人的移動性大幅提高,並能夠隨時隨地透過雲端傳送與存取資料,因而出現各種「社群化」效應。這樣的現象,除了改變現代人的社交方式外,也正影響著每一個人的工作型態。

特別是近兩年全球掀起創業熱潮,許多年輕創業家從社群中找到創業靈感,更找到創業夥伴。辦公室,這個代表實質空間的概念,正逐漸「破牆而立」,而不再被看得見又摸得著的牆壁、天花板、窗戶等物件所侷限,重點在於成員間是否有相同的價值觀與理念。

要達成遠距辦公的願景,「協同工具」是其中不可或缺的要角。在過去,這些協同工具多半以IT專案型式導入,且偏重中大企業內使用。但隨著雲端服務的成熟,各種雲端協同工具近年來正如雨後春筍般紛紛冒出,如SlackZoomYammer等,不但成本相對低廉,在使用上也更容易快速上手。

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IBM全球社群企業轉型副總裁布理歐(Edward Brill)表示,隨著企業工作型態產生變革,雲端協同工具的重要性亦與日俱增。而各種雲端協同工具的問世,也反過來影響企業的工作文化,兩者之間環環相扣。

布里歐分析,無論是大企業、中小型公司,或是寥寥數人的新創團隊,對於雲端協同工具的主要需求皆大同小異,也就是這些工具必須同時具備安全性、易用性(Ease-of-Use)以及穩定的效能。其他次要差別則在於,大型企業較為重視能夠強化內部溝通的雲端協同平台;反之,小型新創團隊則看重能強化與外部夥伴連結、合作的工具。

布里歐認為,若能將雲端協同工具運用得宜,不僅能增進員工的工作效率,還能加速企業的創新腳步。他觀察,如果企業能大方擁抱這種新的工作型態,高階主管也鼓勵員工透過雲端協同工具完成各項工作,並善用雲端協同工具交付任務分配,進行專案管理,如此將更能激發出員工的創新思維。

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最浪漫的工作風格

當企業採用遠距辦公模式時,做為一個主管難免會擔心工作團隊是否存在向心力不足、專注度不夠、歸屬感不佳等問題。此時,企業若能夠導入具備社群功能的雲端協作平台,便能提高員工的參與度,凝聚向心力,提升工作效率之餘,亦能創造新的商業契機。也因此,具備「企業社群平台」功能的雲端協同工具也將益發重要。

布里歐解釋,社群平台早已滲透至一般社會大眾,從Facebook、Twitter的廣泛流行即可窺知一二。而「企業社群化」的概念則還在起步階段,其核心思維是希望能透過企業內部的社群平台,來提升遠距辦公的效率,為企業創造實際業務成果。

舉例來說,當內部員工都透過行動與通訊軟體辦公時,此時若有一個平台能彙整所有資訊,並讓所有員工在此平台上作業,就是一種企業社群化的具體實現。以IBM近日發布的社群協同作業平台Verse為例,它的目的即是在於打破傳統電子郵件的侷限,讓電子郵件平台具備人工智慧社群協作的功能,期望能徹底改變未來辦公室的工作型態。社群化引發的工作型態革命,讓我們對於未來辦公室有了更多想像。如果能像旅人那樣隨心所欲安排自己的時間,應該是最讓人嚮往的工作型式吧──不需要匆忙趕著早上9點打卡、中午12點吃午餐,工作提前做完了,也不用撐到晚上6點才能打卡下班。在各種雲端協作平台的幫襯之下,不在辦公室辦公,正漸漸成為一種最浪漫的工作潮流。

(圖片皆整理自Unsplash圖庫;原文出處:《數位時代》第251期-新世代雲端工具,翻轉你的工作

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