你是否曾經因為溝通時支支吾吾而被同事或老闆嫌棄？又是否因為不會溝通而失去工作上的好機會？
職場上的「溝通」其實極具技巧性，得在有限的時間內展現專業度，又不能言不及意。若沒有良好的溝通力，短期而言耽誤了工作，長期而言，你將會變成「職場溝通毒瘤」，所有人避之唯恐不及。
本文列出以下五個要點，讓讀者快速掌握後，成為「零廢話」的溝通達人！
1. 建立「對的預期」，避免耽誤對方時間
在溝通一開始，最重要的是建立「對的預期」，而開頭以「你有沒有五分鐘聽我講一件事情」就是個很好的開始。如此一來，你將選擇權留給對方，讓對方決定有沒有時間放下手邊的工作和你溝通。
許多研究指出，如果在工作時被打斷，那麼就會要花費額外的時間再回到原本的狀態裡。因此若沒有給對方一個「會溝通多久的預期」，就這樣胡亂打斷別人的工作狀態，其實是不禮貌又不專業的。更何況，若對方是主管或是老闆等工作上分秒必爭的大人物時，更要掌握這原則。
這個方式一來將選擇權留給對方；二來又用簡單的一句話讓對方大概有個時間耗費的預期；三來也可以逼自己在提出這樣問題時，限縮自己的廢話而將對話內容專注在重點上，是專業又不失禮貌的開場白。
2. 先講目的，再講結論
承上所述，若開場白得到對方的允許而繼續溝通的話，接下來你要做的，是開宗明義的講明對話的重點，也就是目的。而所謂「目的」，就是對話前不知道，但經過對話後能夠理解的事情。比如說「想要討論關於產品最新定價的方法」、「想掌握目前銷售通路盤點的情況」或「對於新增的人事成本有一些想要詢問之處」，盡量逼自己用一句話就能闡述整個要溝通內容的「目的」是什麼。
如果是詢問類型的溝通，在闡述完目的後就可以先說出「自己已經做了哪些相關研究、得到的結論」，說出自己的看法與對方確認。這樣的意義在於讓對方覺得自己不是空手而來、不是伸手牌來簡單要答案的。如果是討論類型的溝通，一樣也可以在目的講完以後，說出自己的結論與看法，並等待對方的回饋。
不用一股腦把自己做過的所有研究、蒐集了哪些資料、花費了多少時間這些太細碎的資訊講出來，只有在被質疑結論的支持論點時才需要額外補充。盡量掌握一個原則，如同麥肯錫顧問慣用的「金字塔原理」，溝通時也要掌握這種先講「結論重點」，再講「支持結論的論證與事實」的習慣。因為一股腦而沒有組織的將所有資訊一次噴出，只會落入浪費時間、對方有聽沒有懂的窘境之中。
3. 聽清楚重點何在，讓溝通順暢進行
很多人在溝通的時候，不知道是不是不安全感作祟，總是很急著一股腦地把所有資訊一次講完。有時候甚至是用盡自己肺部的空氣，硬是要在斷氣前把資訊吐出來，好像全部講完以後，就算對方聽不懂也不用再講一次？然後如果有人中途有問題想要詢問，也會下意識的覺得自己的意見被反駁，而像被激怒的鬥雞一樣趕快反擊。
但溝通的重點不是要分出誰輸誰贏，而是要聽對對方在講什麼。因此這裡提供兩個簡單的方法供大家參考。
一、不插嘴而專注地聆聽
當遇到上述那種不一吐為快不舒服型的，跟他搶話講絕對不是個明智的選擇，而且很容易受到他的反擊，讓整個話題越偏越遠。所以最好的方式就是靜靜地聽他講完。在過程中可能會有很多疑問，可以用腦袋或紙筆記下來，等到他講完以後再提問。
二、分清楚話中哪些是事實、哪些只是觀點
分清楚事實與觀點是個好方法的原因在於，可以在聆聽的過程中幫對方的內容去蕪存菁，找出他真正想講的問題，以及背後隱藏的假設。撇開那些不重要的論點，或是枝微末節只是想要闡述自己多努力的隱藏性炫耀，只專注在一開始溝通的目的，以及跟目的有關的陳述事實，可以更有效地聽出對方想要表達的意思，挖掘出對方自己都不一定有發覺的隱藏假設。
4. 幫對話總結，並詢問「請問我這樣理解對嗎？」
在溝通時適時地幫對方總結並詢問建議的好處有兩種：一來你用自己的話闡述對方的內容，可以快速確認彼此的理解是否一樣，就算理解的資訊有誤，對方也會馬上糾正你，可以讓溝通的雙方更快速地同步聽到的資訊；二來由於是你在幫對方總結，你就掌握了對話的主導權，更可以刻意挑選使用的字眼，將對方內容的總結適時的連結到想要導引至的結論或話題。
常見的話術可能是：「我剛剛的解釋是ＸＸＸ，請問這樣有誤嗎？如果沒有的話，剛好跟我想提出來的想法相互輝映，一者是在強調ＸＸ、另一個則是XX…」如此自然而然的導引話題。當對方不是很有邏輯架構性的在闡述問題時，以上的方式也可以讓自己掌握整體談話的節奏、以及話題所要前往的方向。是另一種可以變相加快溝通、直奔結論的應用。
5. 「行動化的下一步」（Action steps）
在職場中的對話與開會，常常會遇到結束以後根本不知道結論是什麼，而有種錯入「精神時光屋」的感覺，只徒留「我是誰？我在哪？我在幹嘛？」的迷茫。這其實都是因為，主導對話與會議的人沒有掌握「總是要求行動化的下一步」這樣的溝通關鍵。
「行動化的下一步」是前述「目的」的延伸：「目的」是討論開會前沒有的，但討論開會過後想要得到的結論；而「行動化的下一步」就是奠基於「目的」後所做出的相應下一步舉動。比如說開會的目的可能是「討論出產品價格的定價方法」，那行動化的下一步可能就會是「各部門針對價格確定後所該執行的相關事宜」。
為什麼要求「行動化的下一步」很重要呢？因為若沒有一個最終「可行動的建議」，會議跟討論就很容易淪為空泛的「會而不議、議而不決、決而不行」。沒有強迫得到的結論、則會議就等於沒有開；有了結論卻沒有可執行的下一步，大家就會無所適從，只是單純的聽聽結論但卻沒有行動。更甚者，大家會以「事不關己」的心態來看待會議結論，而鮮少會作出相應的舉動。
所以溝通者或是會議的主辦人，一定要在會議結束時強迫大家對「可行動的下一步」做出共識，最好順便敲定這些「行動」的負責人、範圍與驗收時間，才可以更快地達到會議與討論的效果。
結語
以上五個溝通的關鍵，其實就是把每次與人溝通的機會，都當成是「電梯簡報」（elevator pitch）的練習。有意識地鑽研自己的溝通技巧，使談話時的能力更精準、溝通更有效率，除了可以使溝通時不再浪費時間，也能更近一步的磨練對於語言的掌握能力。
實習編輯：黃勤
核稿編輯：Shiuan
