Home自我成長生活解決職場溝通成效不佳的三大方向

解決職場溝通成效不佳的三大方向

在職場環境中,溝通是一個特別重要的議題。不論你是管理者還是基層員工,溝通能力會大大影響你在職場的生存模式。

圖片來源:《部長與社畜的焦急羅曼史》劇照


有非常多人都會抱怨自己的主管、同事不會溝通,造成很多問題。而我認為,在職場環境中,溝通成效不佳的原因,可以從三個角度思考:

1. 表達不清
2. 缺乏同理
3. 環境因素

這三個原因,解決難易度的高低順序是:表達不清、缺乏同理、環境因素。

為什麼呢?底下跟你詳細說明。

一、原因一:表達不清

喬治 · 蕭伯納(George Bernard Shaw)說過:「溝通最大的問題在於,人們想當然的認為已經溝通了。」但其實,很多時候都只是「自以為」。

表達不清這個問題,我在《表達力專欄:為什麼說話總讓人聽不懂?該如何解決?》這篇文章有談過。簡單來說,一個人說話讓人聽不懂,不外乎:說了很多卻沒結論、有結論卻沒有充分解釋、說話沒邏輯條理。想要解決這些問題,就必須在對話前先想好:自己到底要講什麼(結論)、為什麼結論是合理的(理由)、如何說比較容易理解(邏輯)。

FAHAHA翁順法製圖


二、原因二:缺乏同理

我們要知道,溝通是一種雙向的交流,目的是為了更理解對方。不是有「溝」就會「通」。要對方能夠、並且願意接收你的想法,持續對話才是溝通。如果在溝通之中,某一方只想讓對方改變,卻沒有照顧到對方的情緒和需求,溝通的成效就很有可能不如預期。因此在溝通中,具備「同理心」是極為重要的關鍵。

缺乏同理心,意味著缺乏換位思考的能力,而當中的根本原因,是經歷或體驗不足。


舉例來說。一個沒有離鄉背井的小孩,看不懂朱自清的《背影》;一個沒有談過感情的人,不明白失戀的人為何那麼痛苦。

回到職場也是如此。基層人員沒有做過管理的工作,自然無法同理管理層的難處;年輕醫師如果沒有親身經歷的照護現場,就有可能開出讓第一線護理師翻白眼的醫囑。

在《商業思維》這本書中,則是指出職場中缺乏換位思考導致的溝通不良,往往是因為:「位階」和「專業」的差異。

三種解決方式

如何弭平這樣的溝通落差呢?有三種方式:學習溝通技巧、補足關鍵知識、實際體驗感受。

① 學習溝通技巧

學習溝通技巧,是指學習如何傾聽對方、如何設定目標、如何調整表達方式,來讓雙方更容易接收別人的訊息。溝通的目的,就是擴大雙方的共識區。


② 補足關鍵知識

有人或許會懷疑,只學知識就可以讓人有同理心嗎?但在現實中,透過「知識」彌平經歷的落差,一直是溝通中最有效率的方式。因為我們不可能每件事都要經歷過,才能解決問題、才要感同身受。

知識,能幫助我們在「缺乏經歷」的情況下,使用共通的語言,有效的和經驗豐富者交流。


③ 實際體驗感受

就是讓「不在其位不謀其政的人」嘗試體驗不同位置的工作任務,讓他們了解工作的內容和難處。

舉例來說,某些醫院有舉辦過「一日護理長」的活動,讓基層的護理人員體驗護理長的工作內容,藉此讓基層員工了解護理長的難處,強化他們與主管溝通時的同理心。

三、原因三:環境因素

仔細回顧一下,表達不清是表達者自己的問題,缺乏同理是傾聽者的問題。而環境因素則是大環境的現實條件,導致的溝通無效。這是最難解決的。

工作負擔超載,導致時間非常稀缺。此時,如果出現需要解決的問題時,很多人會急著想要解決問題,而忽略了溝通的品質。比如,主管因為人力缺乏,心急之下運用「權威」硬是把一個正在休假的員工找回來上班,這樣即便解決當下的問題,也會讓員工心生不滿,造成日後溝通變得更加困難。

而當溝通的阻礙變大,工作負擔也一定會隨之上升,進入一種惡性循環之中。

FAHAHA 翁順法製圖 環境因素導致的溝通惡性循環

那面對這種工作環境導致的溝通不良,到底該怎麼解決呢?

首先我們一定要知道,也要承認:溝通技巧無法解決制度面的問題。最根本的解決辦法,是從制度面改良工作環境。當工作負擔下降,團隊就有更多時間可以運用,也比較能夠好好溝通。但這是現實環境中,結構性的大挑戰,並不是每個人都有能力,也有權力解決。因此,面對大環境因素所導致的溝通不良,我認為只能對溝通這件事有正確的認知。

舉例來說。要知道,溝通並不是要讓我們在某次對話中獲得全面的勝利,而要意識到:溝通是一場無限的遊戲,每次的溝通中都要努力讓彼此的關係加分,不要短視近利。不要急著解決問題,而忽略了問題背後那個真實的人。

如果能夠帶著長期的眼光看待溝通這件事,或許就能在現實艱難的挑戰,透過好的溝通建立信任,降低日後溝通的阻礙,提升團隊的凝聚力,也提升工作的效率。

總結

職場中,溝通的成效不佳不外乎:表達不清、缺乏同理、環境因素。

首先要解決的,是自己在溝通的過程,是否有能力將訊息說清楚,並且在表達需求的同時,也照顧到對方的需求。

再來要解決的,是缺乏同理心的問題。針對這個問題,可以透過實習體驗、教育訓練,來增加對方的體驗,以及看待事情的角度和高度。

最後時間稀缺所導致的溝通問題,則是從根本改變整個制度、環境,或是從改變自身的溝通心態開始。用長期的眼光看待溝通這件事,不要短視近利,不要急功近利,好好看待每次溝通、建立關係的機會。



本文經 FAHAHA 授權轉載

實習編輯:QUEENIE
核稿編輯:Shiuan

- Supported by Google Adsense -

Most Popular

More from Author

尼泊爾與悉達多教會我的事(上)

到尼泊爾這件事引起了家裡長輩的擔心,但我們要認清的是,我們不該只怪罪某個國家的危險,而是要有責任地保護自己。

尼泊爾與悉達多教會我的事(下)

「志工」需要理解到,你在幫助的不是一個「需要幫助的人」,而是和一個和你我沒有什麼不同卻又沒有交集的人,分享彼此的世界。這次的尼泊爾行提醒了我,這輩子一定要更謙卑地去服務世上的人。

「冷漠」反而是好事?要想好好生活,我們都要學會「適度冷漠」

當我們站在他人的立場體會對方的情緒,我們會感到自己被他人信任,產生一種崇高感,也加深我們和傾訴者的連結感,讓我們內心深處湧出一種獨特的快樂。但當這種同理超出自己的能力範圍,直到我們內心無法承受時,我們就會發展出一種「冷漠」來保護自己。

《奇蹟車站》:要學會擁有,必先學會接受失去

電影請來人氣動畫《你的名字》導演新海城十歲愛女新津知世,飾演女主角沙也加搭檔可愛白色柴犬露露。透過由《在咖啡冷掉之前》女星有村架純的旁白,交錯編織沙也加的現況與回憶片段。

- Supported by Google adsense -

畢業生求職路途上的燈塔:趙浩宏與《職人》雜誌

迷惘是人生的常態,但為何孩提時的我們能將迷惘正向地轉變成「好奇」,從嘗試當中累積喜好與熱情,年紀漸長卻失去了熱情?《職人》雜誌創辦人趙浩宏認為,強調成績與考試的教育環境,讓學生過早地失去對學習的主權。透過《職人》,趙浩宏要培養人們對世界的好奇與熱忱,讓發光發熱的職人們為職涯提一盞燈。

擁抱自己,把握7點讓高敏族的你更有自信

高敏感族群內心容易出現許多小劇場、經常小心翼翼觀察周遭反應,也容易被所處的環境影響。這些事無時無刻都影響著高敏感族群的內心,但其實,掌握幾個原則,高敏感族群也能看見另一份天賦。

大約翰全麥烘焙:用生活的步調證明「我們值得擁有更好的生活」

一份,對於愛、對於家庭 一份,對於堅持、對於努力 一切,從紐西蘭開始,學習體驗對於自然、健康、純淨的一切 2004年創立於宜蘭的大約翰全麥烘焙,帶著在紐西蘭的經歷回到家鄉,開啟了一段與生活達到平衡的經營之路。

影評人的職涯求生指南:專訪雀雀與張硯拓

自由業者加上文字工作者,兩種搭配聽起來就非常難賺錢的工作,卻是現在許多上班族轉職的嚮往之一。在影評人雀雀和張硯拓的經驗裡,成為一個專業的影評人,首先需要的可能是熱情與目標、仰賴的卻是長期的自律與堅持。更重要的是,是不是擁有能夠接受薪資浮動以及「不作不食」的覺悟。

隨著審美潮流變動的「創業」:專訪五分埔服飾業者佩筠

聽到「創業」,大多數人立刻會想到的是和網路數位相關的「新創產業」。但在五分埔,時尚服飾的創業幾乎奠基於台灣早期的「聚集經濟」,並隨著消費者和流行的審美不斷變動,是一種既傳統、又創新的產業,而佩筠一家的服飾經營故事,正是台灣近30年來的產業縮影。

從無到有,建構扎實世界觀:《人選之人》導演林君陽專訪

林君陽執導的《人選之人》上映不到一週就衝上台灣NETFLIIX收看榜第一名,並受到韓國議員的關注推薦。以「台灣選舉文宣幕僚」為全劇焦點的設定,但不如真實世界狗血的作品,到底如何成功吸引觀眾目光的呢?

因為我們是最佳夥伴,所以我們結婚(下)

出版《男人的愛情研究室:談一場不追不求的戀愛》及《自信力:13堂關於事業、情感、人際關係的自信課的Mr.P,將在本文和讀者分享自身的婚姻觀:當真愛來敲門時,不是從利益為考量,而是因為信任,而決定成為共度一生的夥伴。

因為我們是最佳夥伴,所以我們結婚(上)

本文筆者Mr.P,專為學員打造自信提升課程,以生活作為切入,帶學員在溝通上、關係中,找到屬於自己的定位。在人際之間有著獨樹一幟洞察力的Mr. P也分享了他對婚姻的見解,從常見的婚姻迷思切入,探討婚姻的目的。

AI時代真正該擔心的是什麼?

自OpenAI推出ChatGPT以來,人們不免也開始擔心與討論自己的工作會被AI取代。但職業更替在歷史上一直是必然的,更該擔心的是,AI如何控制我們的思想。

善用通訊軟體,替親子關係增溫

現今科技進步下幾乎人手一機,人與人的溝通也多靠著手機完成。雖然「通訊軟體」讓生活聯繫更方便,卻也好像讓溝通隔著螢幕少了點真實情感流動。究竟,LINE是讓親子溝通更順暢,還是阻隔更多?

《人選之人:造浪者》:「我們不要就這麼算了」面對傷痛,揭開疤

近期紅遍台灣的首部幕僚職人劇《人選之人—造浪者》以創新題材看見台灣政治方面的議題,角色們貼近生活與選舉時事,並展現了在選舉其中的衝突、合作等寫實生活的問題,而其中「我們不要就這麼算了」不僅是全劇的經典台詞,更帶出了觀眾共鳴的去看見社會狀況。

少子化衝擊下,高房價問題有望趨緩嗎?

台灣房市在百年大疫的挑戰中逆勢成長。2021到22年中,全台灣共有35萬件房子被買賣轉。榮景另一邊,台灣的高等教育正面臨嚴峻的少子化。而少子化帶來的首購族減少,是否會影響房價,讓我們分析一下。
Total
0
Share